AyudaFacturación ARCA
Facturá con ARCA desde GastroPro, paso a paso
Para que GastroPro pueda emitir tus facturas electrónicas, primero tenés que autorizarlo en ARCA. Es un trámite que se hace una sola vez y lleva unos minutos en la página de ARCA. Después las facturas salen desde el sistema con cada venta. Acá está el circuito completo, con las trampas incluidas, porque ya lo recorrimos junto a comercios reales.
Tu clave fiscal es tuya y no te la pedimos nunca
Todo el trámite lo hacés vos dentro de la página de ARCA, con tu clave. GastroPro no necesita tu clave fiscal, no te la va a pedir por ningún canal, y podés revocar la autorización cuando quieras desde el mismo lugar donde la diste.
Qué necesitás antes de empezar
- Tu CUIT y tu clave fiscal de nivel 3 (la que usás para entrar a la página de ARCA). Si tu clave es de un nivel menor, ARCA te indica cómo subirla.
- Ser Responsable Inscripto o Monotributista: el circuito es el mismo, cambia el tipo de factura (B o C).
- Tu cuenta de GastroPro, con el comercio ya creado en el panel.
El asistente de la sección Facturación del panel recorre estos mismos pasos y va verificando cada uno. Esta guía sirve para entender el trámite antes de arrancar, o para tenerla al lado mientras lo hacés.
El trámite, en cuatro pasos
Autorizá a GastroPro en ARCA
Lo hacés vos y lleva unos minutos. Entrá a la página de ARCA con tu clave fiscal y abrí el Administrador de Relaciones. Desde ahí delegá el servicio de Facturación Electrónica al CUIT de GastroPro, que el panel te muestra en la sección Facturación listo para copiar. Con eso le das permiso para emitir comprobantes a tu nombre, y nada más. No puede ver tu clave ni hacer otros trámites por vos.
Creá tu punto de venta para factura electrónica
En la misma sesión de ARCA, entrá a Administración de Puntos de Venta y creá uno nuevo. Es gratis y se hace en el momento.
El tipo tiene que ser «Web Services»
Al crearlo, ARCA te pide elegir el tipo de punto de venta. Tiene que ser «Factura Electrónica – Web Services» (en algunas pantallas figura como RECE). Es el tipo que permite facturar desde un sistema como GastroPro.
Si elegís «Comprobantes en Línea» o uno de facturas de papel, el punto de venta va a existir igual, pero no sirve para facturar desde un sistema. El error que aparece después tampoco explica por qué. Es la traba más común y la que más tiempo hace perder.
El número lo asigna ARCA, y puede no ser el 1
Cuando lo creás, ARCA le asigna un número. Si ya tenías otros —de papel, de Comprobantes en Línea—, el nuevo sigue la numeración; a un comercio que acompañamos le tocó el 2. Fijate cuál le asignó ARCA, porque ese es el que va en GastroPro: se carga ese número, no el nombre del local.
Activamos tu autorización de nuestro lado
Esta es la parte que casi nadie cuenta. Tu autorización le llega a GastroPro como una designación que nuestro equipo tiene que aceptar y configurar de su lado en ARCA. Hasta que no lo hacemos, ARCA rechaza las facturas aunque vos hayas hecho todo bien.
Es un paso manual nuestro, así que no prometemos un plazo exacto. Cuando verificás el trámite desde el panel nos llega el aviso, lo activamos lo antes posible y te avisamos cuando está listo. No tenés que repetir nada ni volver a entrar a ARCA: solo esperar esa confirmación.
Activá la facturación y listo
Con la autorización activa, volvés a la sección Facturación del panel, cargás el número de punto de venta que te asignó ARCA y activás la facturación. Desde ese momento las facturas salen del sistema, con validez de ARCA y su CAE: las emitís al cobrar en el mostrador, o dejás que salgan solas con cada venta.
¿Por qué el trámite es así?
Porque es el circuito oficial de ARCA para autorizar a un sistema a facturar por vos, y GastroPro lo sigue tal cual: sin pedirte la clave, sin intermediarios y sin atajos. Otros sistemas tercerizan la facturación en un servicio aparte, que se paga todos los meses. Acá la conexión con ARCA es nuestra y está incluida en todos los planes, también en el Gratis.
Preguntas frecuentes del trámite
¿GastroPro me va a pedir la clave fiscal?
No. Nunca. Ni la clave fiscal, ni certificados, ni tokens, ni ningún dato de acceso a ARCA. Todo el trámite lo hacés vos, con tu clave, dentro de la página de ARCA. GastroPro recién entra en juego cuando ARCA le avisa que lo autorizaste. Si alguien te pide la clave fiscal para «configurarte la facturación», desconfiá. No somos nosotros.
¿El trámite vence?
No. La autorización que le das a GastroPro en ARCA se hace una sola vez y no vence. Cada dos años vence un certificado técnico de GastroPro ante ARCA, pero ese lo renovamos nosotros y no te toca hacer nada. Si algún día querés dar de baja la autorización, la revocás vos desde el mismo Administrador de Relaciones.
Soy monotributista, ¿me sirve?
Sí. El circuito es el mismo para Responsable Inscripto, que emite Factura B a consumidor final, y para Monotributista, que emite Factura C. El sistema usa el comprobante que corresponde a tu condición fiscal.
¿Cuánto cuesta facturar con GastroPro?
Nada aparte: la facturación electrónica está incluida en todos los planes, también en el Gratis. GastroPro se conecta directo con ARCA, sin intermediarios, así que no hay un «servicio de facturación» que se cobre por separado.
Ya facturo con «Comprobantes en Línea», ¿tengo que hacer algo distinto?
Podés seguir usándolo, pero para facturar desde GastroPro igual necesitás un punto de venta del tipo Web Services: cada forma de facturar usa el suyo. Por eso mismo, el número que ARCA le asigne al nuevo probablemente no sea el 1.
¿La factura sale sola con cada venta?
Como prefieras. Podés emitirla al cobrar en el POS, o activar que salga automáticamente con cada venta. En los dos casos el comprobante queda autorizado por ARCA, con su CAE, y se lo podés dar al cliente.
¿Te trabaste en algún paso?
Escribinos y lo destrabamos juntos. Este trámite ya lo hicimos con comercios reales y conocemos cada pantalla de ARCA.
¿Todavía no usás GastroPro? Creá tu cuenta gratis y empezá a vender hoy. El trámite de ARCA lo hacés cuando quieras.